Datenschutzerklärung für BetriebsPro

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für den Betrieb dieses Angebots und die Verwaltung unserer eigenen Kundenbeziehungen ist Adem Ahmetaj, Atech Solutions (Einzelunternehmen), Silcherweg 1, 69226 Nußloch, Deutschland. E-Mail: info@atech-solutions.de, Telefon: +49 176 22898680. Für Fragen zu BetriebsPro erreichen Sie uns auch unter betriebspro@atech-solutions.de. Datenschutzanfragen und die Ausübung Ihrer Rechte können Sie an diese Kontakte richten.

Diese Erklärung betrifft die BetriebsPro-Webanwendung unter www.betriebspro.app einschließlich Anmeldung, Kundenportal und Vertragsunterlagen. Für andere Websites und verlinkte Angebote gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

2. Geschäftskunden und Daten in deren Arbeitsbereichen

BetriebsPro richtet sich an Geschäftskunden. Für Kunden-, Beschäftigten-, Auftrags- und Rechnungsdaten, die ein Unternehmen in seinem Arbeitsbereich verarbeitet, entscheidet grundsätzlich dieses Unternehmen über Zwecke, Zugriffsrechte und Rechtsgrundlagen. Atech Solutions verarbeitet diese Inhalte zur Bereitstellung der beauftragten Anwendung. Die hierfür erforderliche Auftragsverarbeitung wird gesondert geregelt; diese Datenschutzerklärung ersetzt keine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Wenn Ihr Arbeitgeber oder ein anderes Unternehmen Ihnen einen Zugang zuweist, erhalten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rolle und die vom Unternehmen zugeordneten Arbeitsdaten von diesem Unternehmen. Fragen zu diesen betrieblichen Daten richten Sie bitte vorrangig an das betreffende Unternehmen. Anfragen, die uns erreichen, ordnen wir dem zuständigen Verantwortlichen zu und unterstützen die Bearbeitung.

3. Aufruf der Anwendung, Hosting und Sicherheit

Beim Zugriff werden technische Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Antwortstatus und technische Fehler. Sie dienen der Auslieferung der Anwendung, der Abwehr von Missbrauch und der Untersuchung von Störungen. Das Anwendungshosting erfolgt über Vercel Inc., USA; im Projekt ist für die Serverfunktionen die Region Paris vorgesehen. Die Verteilung über das Netzwerk sowie technische Betriebs- und Supportprozesse können weitere Standorte einbeziehen. Eine ausschließliche Verarbeitung aller Daten innerhalb der EU wird damit nicht zugesagt. Informationen: Vercel Privacy Notice.

Wir protokollieren außerdem sicherheits- und geschäftsrelevante Vorgänge, etwa Anmeldeversuche, Änderungen, API-Zugriffe und Integrationszustellungen. Fehlermeldungen können den betroffenen Vorgang, technische Kennungen und einen Fehlerablauf enthalten. Zugriff erhalten Personen, die diese Informationen für Betrieb, Support oder Sicherheit benötigen.

4. Konto, Anmeldung und Passwortwiederherstellung

Für ein Konto verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, Unternehmenszuordnung, Berechtigungen und Anmeldeinformationen. Registrierung und Sitzung werden über Supabase bereitgestellt. Das eingesetzte Supabase-Projekt ist im EU-Rechenzentrumsgebiet Paris (eu-west-3) eingerichtet. Supabase wird außerdem für Datenbank- und Dateispeicherung eingesetzt. Technische Betriebs-, Sicherheits- und Supportverarbeitung kann über die gewählte Datenbankregion hinausgehen. Die aktuelle Datenschutzerklärung nennt Supabase, Inc., USA, als Anbieter; verbundenen Unternehmen und Unterauftragnehmern können ebenfalls Daten zugänglich werden. Informationen: Supabase Privacy Policy.

Beim Zurücksetzen des Passworts wird ein zeitlich begrenzter Bestätigungslink an die eingegebene Konto-Adresse versandt. Zur Begrenzung wiederholter Anfragen wird eine aus IP-Adresse und E-Mail-Adresse abgeleitete Kennung verarbeitet. Wir erhalten durch die Verwendung des Reset-Links keinen Zugriff auf das von Ihnen gewählte Klartextpasswort.

Die Anmeldung über Google ist freiwillig; alternativ steht die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort zur Verfügung. Bei Google-Anmeldung werden Sie zu Google weitergeleitet. Wir erhalten die zur Anmeldung freigegebenen Kontoinformationen, insbesondere eine Kontokennung, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Name bzw. Profilbild. Google erfährt dabei, dass Sie die Anmeldung für BetriebsPro verwenden. Für Nutzer im EWR ist regelmäßig Google Ireland Limited, Irland, zuständig; Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich. Näheres: Google-Datenschutzerklärung.

5. Kontakt, E-Mails, Verträge und Abrechnung

Bei Kontaktaufnahme, Supportanfragen und Vertragsabwicklung verarbeiten wir die mitgeteilten Kontaktdaten und Inhalte sowie erforderliche Angebots-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen. Elektronische Vertragsannahmen können Unterschrift, Zeitpunkt, Dokumentfassung sowie technische Nachweisdaten umfassen. Diese Informationen dienen der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Dokumentation der Vereinbarung.

Unsere BetriebsPro-System-E-Mails werden über Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, versandt. Dabei werden Empfänger- und Absenderadressen, Betreff, Nachrichteninhalt und Zustellinformationen verarbeitet. Kontaktadressen sind betriebspro@atech-solutions.de und info@atech-solutions.de. Informationen: Hetzner-Datenschutz.

Versendet ein Geschäftskunde Dokumente über eine von ihm eingerichtete SMTP-Verbindung, erhält der ausgewählte Mailanbieter die für den Versand erforderlichen Inhalte und Anhänge. Empfänger erhalten die jeweils für sie bestimmten Unterlagen. Für Buchhaltung, Rechtsberatung oder gesetzliche Auskunftspflichten können erforderliche Daten außerdem an Steuerberatung, Rechtsberatung, Zahlungsdienstleister bzw. Banken und zuständige Behörden übermittelt werden, soweit der konkrete Vorgang dies erfordert.

6. Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät

Für Anmeldung, Sicherheit und ausdrücklich genutzte Funktionen verwenden wir Cookies und lokale Browserspeicher. Dazu gehören:

• Supabase-Anmeldecookies (Namen beginnen regelmäßig mit sb-): speichern Sitzungsinformationen und ermöglichen die Erneuerung der Anmeldung. Das verwendete SDK setzt eine technische Cookie-Laufzeit von bis zu 400 Tagen; diese ist nicht mit der Gültigkeit eines einzelnen Zugangstokens gleichzusetzen. Zugangstokens sind im Projekt auf eine Stunde begrenzt und können während einer gültigen Sitzung erneuert werden.
• PKCE-Verifier und bp-recovery-pending: ordnen einen angeforderten Bestätigungslink der Browser-Sitzung zu. Der Routing-Hinweis bp-recovery-pending läuft nach einer Stunde ab oder wird beim erfolgreichen Recovery-Callback gelöscht. Der Verifier wird beim Austausch des Codes entfernt; ein nicht abgeschlossener Vorgang kann bis zum Cookie-Ablauf bzw. zur Löschung der Browserdaten gespeichert bleiben.
• Lokaler Speicher für Sitzungsaktivität und Chat-Lesestand: hält den Beginn der Sitzung, letzte Aktivität und den Lesestand fest. Die Anwendung verwendet diese Angaben für automatische Abmeldung und die Anzeige neuer Nachrichten. Solche Browsereinträge bleiben abhängig von ihrer Funktion bis zur Aktualisierung, Entfernung durch die Anwendung oder manuellen Löschung bestehen.
• Offline-Funktionen: zwischengespeicherte Qualitätsprüfungen bleiben lokal, bis sie synchronisiert oder die Website-Daten gelöscht werden. Der Service Worker hält die Offline-Seite und das App-Manifest vor. Eine normale Abmeldung entfernt nicht zwangsläufig sämtliche lokal vorgemerkten Inhalte; löschen Sie auf gemeinsam verwendeten Geräten nach abgeschlossener Synchronisierung auch die Website-Daten.

Unbedingt erforderliche Speicherzugriffe stützen sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Browserberechtigung ersetzt nicht die Rechtsgrundlage für eine nachfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie können Cookies und Website-Daten in Ihrem Browser löschen; dadurch können Anmeldung, Lesestand und noch nicht synchronisierte Eingaben verloren gehen.

7. Optional genutzte Funktionen und Integrationen

Standort: Auf ausdrücklichen Aufruf kann der Browser den aktuellen Standort für Einsatzorte oder betriebliche Zeiterfassung ermitteln. Dafür wird eine Geräteberechtigung angefragt. Wird die Position im jeweiligen Vorgang übernommen, kann sie dem zuständigen Unternehmen mit diesem Vorgang angezeigt werden. Die geprüften Abläufe rufen eine einzelne Position ab; sie richten kein fortlaufendes Hintergrundtracking ein.

Diktieren: Die optionale Spracheingabe nutzt die Spracherkennung des Browsers. Je nach Browser kann Audio zur Erkennung an dessen Anbieter, beispielsweise Google oder Apple, übertragen werden. Die Erkennung startet durch Ihre Betätigung; Sie können sie beenden und die Mikrofonberechtigung entziehen. Übernommener Text wird wie eine manuelle Eingabe verarbeitet. Verwenden Sie die Funktion nicht für Inhalte, die nicht an den jeweiligen Erkennungsdienst übermittelt werden dürfen.

Fotos, Belege und Dateien: Hochgeladene Inhalte können Namen, Adressen, Unterschriften, Bild- und weitere Dokumentdaten enthalten. Sie werden den berechtigten Nutzern des jeweiligen Arbeitsbereichs bereitgestellt. Laden Sie nur für den Vorgang erforderliche und rechtmäßig verarbeitbare Inhalte hoch.

KI-Angebotsfunktion: Wenn diese Zusatzfunktion freigeschaltet und eingerichtet ist und Sie eine Generierung auslösen, werden die eingegebene Leistungsbeschreibung sowie ausgewählte Positionsvorlagen des Unternehmens an die API von Anthropic übermittelt. Anbieter ist Anthropic, USA. Namen und andere personenbezogene Inhalte in diesen Texten werden dabei mitübermittelt; lassen Sie nicht erforderliche personenbezogene oder besonders sensible Angaben weg. KI-Ergebnisse sind Vorschläge und bedürfen menschlicher Prüfung. Informationen: Anthropic Privacy Policy.

Weitere Anbindungen: Bei Verwendung eingerichteter Webhooks oder API-Zugänge werden die für die jeweilige Integration ausgewählten Daten an den vom Unternehmen bestimmten Endpunkt übertragen. Bei aktiviertem Resend-Versand erhält Resend (USA) die Versanddaten und Inhalte; bei eingerichteter Sentry-Fehlerüberwachung erhält Sentry/Functional Software (USA) technische Fehlerereignisse und gegebenenfalls zugehörige Nutzerkennungen. Diese Anbindungen sind konfigurationsabhängig und werden nicht allein durch den Aufruf dieser Datenschutzerklärung genutzt. Informationen: Resend und Sentry.

8. Rechtsgrundlagen und erforderliche Angaben

Eigene Vertragsbeziehungen und angefragte vorvertragliche Schritte stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten stützen sich auf lit. c. Für sichere Bereitstellung, Missbrauchsabwehr, Fehlerbearbeitung, Rechtsverfolgung und Kommunikation mit betrieblichen Ansprechpartnern ist lit. f maßgeblich; unsere Interessen liegen im funktionsfähigen und sicheren Geschäftsbetrieb. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, gilt lit. a. Bei Kundendaten im Auftrag legt das verantwortliche Unternehmen die Rechtsgrundlage fest.

Konto- und Vertragsangaben sind erforderlich, soweit ohne sie Zugang oder Leistung nicht bereitgestellt werden können. Freiwillige Angaben und optionale Funktionen sind entsprechend zu unterscheiden. BetriebsPro trifft im beschriebenen Ablauf keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Sie.

9. Speicherdauer und Löschung

Maßgeblich sind Zweck, Vertragsdauer, offene Vorgänge, gesetzliche Pflichten und erforderliche Rechtsverteidigung. Kontakt- und Supportinhalte werden nach Abschluss und Wegfall dieser Gründe gelöscht. Eigene Konto- und Vertragsdaten werden für die Vertragsabwicklung und anschließend nur für fortbestehende Nachweis- oder Aufbewahrungszwecke benötigt. Gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsunterlagen werden nach der für die jeweilige Unterlagenart geltenden Frist aufbewahrt; sie werden dadurch nicht für andere Zwecke freigegeben.

Für Inhalte eines Kundenarbeitsbereichs richten sich Rückgabe, Export und Löschung nach dem Auftrag und den Weisungen des verantwortlichen Unternehmens. Technische Protokolle werden für laufenden Betrieb, Störungsanalyse und Sicherheitsnachweise vorgehalten; ein konkreter Vorfall kann eine längere Sicherung relevanter Einträge erfordern. Backups dienen der Wiederherstellung und sind von aktiven Datenbeständen zu unterscheiden. Die Entfernung aus dem aktiven Bestand bedeutet nicht die sofortige Entfernung aus jeder Sicherungskopie; dafür ist der jeweilige Sicherungs- und Überschreibungszyklus maßgeblich. Einzelheiten zu einem konkreten Konto oder Datensatz können Sie über die oben genannten Kontakte erfragen.

Es wird keine pauschale Löschung sämtlicher Daten unmittelbar nach der Abmeldung zugesagt. Lokale Daten auf Ihren Endgeräten verwalten Sie zusätzlich über die Browser-Einstellungen. Für gesetzlich eingeschränkte Löschungen kommt eine Beschränkung der weiteren Verarbeitung in Betracht.

10. Internationale Verarbeitung

Die EU-Datenbankregion schließt Zugriffe und Verarbeitung außerhalb des EWR, insbesondere in den USA und Singapur, nicht aus. Die Datenschutz- und Vertragsunterlagen der genannten internationalen Anbieter beschreiben hierfür unter anderem EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, Angemessenheitsbeschlüsse. Die konkrete Grundlage hängt vom Empfänger und der Verarbeitung ab. Informationen zu den auf Ihre Daten bezogenen Garantien und eine Kopie bzw. einen Zugang hierzu können Sie bei uns anfordern. Eine bloße Nennung in dieser Erklärung ersetzt keine erforderliche Übermittlungsgrundlage.

11. Ihre Rechte und Beschwerden

Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können Sie für die Zukunft widerrufen. Gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen; gegen Direktwerbung jederzeit. Zur Bearbeitung kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg eine Anlaufstelle: Beschwerde beim LfDI Baden-Württemberg. Andere gesetzlich zuständige Aufsichtsbehörden bleiben ebenfalls erreichbar.

12. Änderungen

Diese Erklärung wird bei Änderungen der Verarbeitung angepasst. Den Versionsstand und das Gültigkeitsdatum finden Sie am Anfang dieser Seite. Eine geänderte Erklärung ist keine automatische Einwilligung in zusätzliche Datenverarbeitungen.